Plod téměř dvou měsíců práce dozrál ve středu na konferenci PR Summit 2015 v Paláci Žofín. Prezentovali jsme výsledky velkého sběru dat a analýzy veřejných zakázek v oboru public relations. Tématem bylo zejména jak hledat zakázky, zda se soutěží opravdu jenom na cenu a jak mají v budoucnu vypisovat zakázky zadavatelé. Výsledek jsme prodiskutovali s odborníky z oboru. Co z toho plyne pro Vás?
Reportáž z diskuse najdete i na Mediáři. Nejzajímavější zjištění, ke kterým jsme se dopátrali, a které z diskuse vyplynuli najdete níže.
Soutěží se pouze na cenu?
Sběrem a analýzou dat o veřejných zakázkách nás pověřila APRA, česká Asociace PR agentur. Analýza se soustředila na PR, ale výsledky lze vztáhnout na veřejné zakázky obecně. Z dat za poslední 2 roky vyplývá, že téměř 40 procent veřejných zakázek je vypisováno tak, že jediným kritériem pro hodnocení výsledku soutěže je nabídnuta cena. Přitom tyto zakázky tvoří jenom přibližně 20 procent z celkového finančního objemu veřejných zakázek. Z toho lze do jisté míry dovodit, že výhradně na cenu jsou vypisovány menší zakázky, přičemž u těch větších jsou v nějaké míře posuzována jiná kritéria již nyní.
K tomu diskutující z veřejné správy poznamenali, že důvodem hodnocení „na cenu“ mohou být zejména obavy úředníků, tedy jak omluvit výběr (byť i lepšího) dodavatele který nenabídl nejnižší cenu. Zejména s ohledem na tlak veřejného mínění a ohlasy médií. Dalším faktorem je, o kolik je pro zadavatele těžší vypsat zakázku kterou nebude hodnotit jenom na cenu.
Porovnání nabídl další diskutující, Tomáš Hořejší, známý z blogu Bruselská spojka. Konstatoval, že na úrovni EÚ je trend opačný. Veřejné zakázky pro Komisi a další instituce EU jsou vypisované zejména s ohledem na kvalitu služeb. Většinou se jedná o tzv. rámcové smlouvy na 3-4 roky, kdy teprve později dochází k specifikování jednotlivých poskytnutých služeb. Hlavním kritérium při výběru je kvalita a reputace dodavatele.
Všichni jsme se v zásadě shodli, že možnost vypisovat veřejné zakázky na jiné kritérium než na cenu je v českém zákoně o veřejných zakázách již dnes. Navíc se tato posilní, pokud vejde v platnost novela zákona. Nicméně nadále bude nejvíc záležet na přístupu zadavatelů. Tomu se chce věnovat Ministerstvo pro místní rozvoj, které zvažuje přípravu metodiky na toto téma.
Pro Vás jakožto budoucí dodavatele pak z toho vyplývá, že je nutné se připravit na to, že v budoucnu bude čím dál tím více zakázek hodnoceno i na jiná hlediska než je jenom nabídnutá cena. Je docela možné, že se česká praxe bude přibližovat právě k úpravě v EU.
Diskuse na téma veřejných zakázek v Rytířském sálu paláce Žofín
Možná by pomohlo i jinak vypisovat zakázky
Další téma, které vyplynulo z naši analýzy je, že jenom přibližně polovina všech zakázek, které souvisejí s Public relations, jsou vypsané čistě na PR služby. U druhé poloviny většinou předmět zakázky buďto PR služby obsahuje jenom z části, nebo se PR dotýká spíš okrajově. Z pohledu samotných uchazečů, tedy PR agentur, tak dochází ke stavu, kdy pro renomovanou PR agenturu není veřejná zakázka zajímavá, protože obsahuje i služby, které s PR nesouvisí a které agentura neposkytuje. Kupříkladu jsme nalezli zakázky, u kterých má vítěz připravit obsah prezentace na veletrh (jasná PR služba), ale současně má i povinnost postavit na veletrhu stánek (nesouvisející plnění). Jiným příkladem je třeba příprava komunikační kampaně (PR služba), ke které má vítěz zajistit i tisk publikací (nesouvisející), nebo připravit obsah nového webu (PR), ale také jej naprogramovat (znovu nesouvisející).
Možná i s tím souvisí stav, kdy jenom 12 procent z celkového objemu cca PR zakázek získali agentury sdružené v APRA. Na počet zakázek je jich ještě méně, přibližně 7,5 procenta. Přitom sama APRA odhaduje podíl svých členů na trhu PR zakázek v ČR na 75 procent všech zakázek pro soukromý sektor.
Přítomné úředníky překvapil pohled „z druhé strany“. Shodli se, že do budoucna by se se zástupci APRA rádi sešli a prodiskutovali způsob, jakým jsou veřejné zakázky vypisovány. To je dobrá zpráva i pro Vaši firmu, úředníci by rádi slyšeli, jak lépe veřejné zakázky vypisovat.
Hledáš hledám hledáme
Neposledním tématem diskuse pak byl způsob, jakým jsou zakázky zveřejňovány a jak je (nebo není) snadné je najít. Řada populárních portálů, které posílají veřejné zakázky i na email, třídí relevantní zakázky dle tzv. CPV kódů. CPV kód je číslo, které má vystihovat předmět zakázky. Z pilotního průzkumu který naši analýze předcházel vyplynulo, že ve dvou zkoumaných týdnech bylo možné najít jenom 5 zakázek ze 14 s použitím tzv. CPV kódů.
V rámci dvou let pak jeden z největších portálů (Portál pro vhodné uveřejnění) po zadání příslušeních CPV kódů zobrazil jenom cca 400 zakázek po zadání vybraných CPV kódů. Zdaleka ne všechny byly na PR služby. Celkem ale portál evidoval kolem 107.000 zakázek. Naše výsledná analýza pak pracovala s 512 zakázkami které jsme našli po prohledání věstníku i portálů. Množství zakázek se ve výsledcích hledání Portálu pro vhodné uveřejnění ale vůbec neobjevilo.
To vrhá poněkud špatné světlo na všechny strany, tedy zadavatele a způsob, jakým zakázky označují a zveřejňují, ale i firmy které tento způsob hledání zakázek spoléhají a provozovatele informačních systémů veřejných zakázek, kteří nejsou schopny se se situací „poprat“. Otázkou je, jak vůbec tak různorodé veřejné zakázky katalogizovat.
Praktická rada zní, nespoléhat úplně na výsledky hledání portálů a ručně prohledávat vypsané zakázky.
PR Summit 2015, diskutující na téma PR ve státní správě